Utlägg som egenanställd – vad som ersätts och vad som inte gör det

Ett utlägg är en kostnad som du betalar själv för ett uppdrag och sedan får tillbaka. Som egenanställd tas utlägget med på fakturan till kunden, och när kunden har betalat får du pengarna tillbaka tillsammans med lönen. Ersättningen är inte lön, så det dras varken skatt eller arbetsgivaravgift på den.

Reglerna är strängare än många tror. Du är anställd, inte företagare, och Skatteverket bedömer därför kostnaderna som för en anställd. Det som ersätts är i princip bara det som går åt i ett specifikt uppdrag.

Tre villkor som alla ska stämma

En kostnad kan ersättas som utlägg när alla tre villkoren är uppfyllda:

1. Den hör direkt till ett specifikt uppdrag och uppstår bara för att du utför det.
2. Det du köper förbrukas i uppdraget och finns inte kvar efteråt.
3. Det går inte att använda privat.

Det räcker att ett av villkoren inte stämmer för att kostnaden inte ska gå att ersätta, även om den känns självklart arbetsrelaterad.

Det här ersätts

Det handlar om förbrukningsmaterial och direkta uppdragskostnader som är borta när uppdraget är klart:

• material som går åt, till exempel färg, spackel, virke, skruv, tejp, lim och papper
• rekvisita som köps till ett uppdrag och saknar värde efteråt
• hyra av utrustning eller lokal för ett uppdrag, till exempel en hyrd kamera eller slipmaskin
• skyddsutrustning för uppdraget som inte går att använda privat
• porto och frakt för uppdraget
• resor i tjänsten med tåg, buss, flyg eller taxi i standardklass, hyrbil med drivmedel och hotell under uppdraget

Resor med egen bil ersätts inte med kvitton på bensin utan med milersättning, och ökade kostnader för mat vid övernattning med traktamente. Båda följer Skatteverkets schablonbelopp.

Det här ersätts inte

Allt som finns kvar efter uppdraget eller går att använda privat faller bort, även om du i praktiken bara använder det i jobbet:

• dator, mobil, surfplatta, kamera, mikrofon, instrument och tillbehör som minneskort, hårddiskar, skärmar och headset
• verktyg som du köper, som borrmaskin eller skruvdragare; att hyra samma verktyg för ett uppdrag går däremot bra
• möbler och hemmakontor, som skrivbord, stol, lampor, el och internet hemma
• abonnemang och programvara, som mobilabonnemang, bredband, molnlagring och licenser
• mat, fika och vanliga kläder, även arbetsskor
• kurser, utbildningar och kurslitteratur

Gränsen mellan förbrukning och utrustning som finns kvar är det som oftast avgör. En anställd får sin dator av arbetsgivaren, men som egenanställd finns ingen verksamhet som kan äga den och skriva av den över flera år, så den räknas som ett privat köp.

Kvitton och fakturor

Varje utlägg behöver ett kvitto som visar vad som köpts, när och för hur mycket, med momsen utsatt. Över 4 000 kronor inklusive moms räcker inte ett förenklat kvitto. Då behövs en fullständig faktura utställd till egenanställningsföretaget, eftersom det är företaget som är köpare och drar av momsen.

Är du osäker på om något kan ersättas är det bäst att fråga innan du köper. Ett utlägg som underkänns efteråt blir en privat kostnad.