Vilka kostnader kan jag redovisa som utlägg?

Som egenanställd är du formellt anställd av Utbetalning.com, och Skatteverket bedömer dina utlägg på samma sätt som för en vanlig anställd – inte som för ett eget företag. Det betyder att reglerna är striktare än många tror: du får inte dra av samma saker som ett aktiebolag eller en enskild firma.

Huvudregeln är enkel – ett utlägg godkänns bara om alla tre punkterna stämmer:

1. Kostnaden är direkt kopplad till ett specifikt uppdrag.
2. Det du köper förbrukas under uppdraget och finns inte kvar efteråt.
3. Det går inte att använda privat.

Det här godkänns vanligtvis som utlägg:

• Förbrukningsmaterial som går åt i uppdraget – färg, spackel, virke, skruv, tejp, lim, papper, kuvert, specifik rekvisita.
• Hyra av utrustning för ett enskilt uppdrag – t.ex. hyrd kamera, hyrd dator, hyrd ljudutrustning, hyrd slipmaskin eller hyrd lokal.
• Skyddsutrustning som inte kan användas privat (engångsoveraller, vissa skyddskläder).
• Porto och frakt kopplade till uppdraget.
• Resor i tjänsten – tåg, buss, flyg, båt och taxi i standardklass, hyrbil med drivmedel samt hotellövernattning under uppdraget.
• Milersättning för resor med egen bil (skattefri schablon – inte drivmedelskvitto) och traktamente för ökade levnadskostnader vid övernattning (Skatteverkets schablon – inte matkvitton).

Det här godkänns inte som utlägg – även om det känns självklart arbetsrelaterat:

• Datorer, mobiler, surfplattor, kameror, objektiv, blixtar, stativ, drönare, mikrofoner, instrument – har bestående värde och kan användas privat.
• Minneskort, hårddiskar, USB-minnen, powerbanks, ritplattor, skärmar, headset, högtalare, tangentbord, möss – finns kvar efter uppdraget.
• Skrivbord, kontorsstol, hyllor, lampor och annat kontorsmöblemang.
• Abonnemang och programvarulicenser – mobil, bredband, streaming, molnlagring, Adobe Creative Cloud, Microsoft 365, Photoshop, Final Cut Pro m.fl. Räknas som löpande privata kostnader.
• Mat, fika, kaffe, lunch och snacks – privata levnadskostnader, även när du jobbar.
• Vanliga kläder och arbetsskor – även om du bara använder dem i jobbet.
• Verktyg som du köper (borrmaskin, sågverktyg, skruvdragare m.m.) – men hyra av samma verktyg för ett uppdrag kan vara avdragsgillt.
• Kurser, utbildningar och kurslitteratur – ses som kompetensutveckling för dig som anställd, inte uppdragskostnad.
• Hemmakontor, el, internet hemma och försäkringar – privata kostnader.

Varför är reglerna striktare än för företag? Ett aktiebolag eller en enskild firma kan göra avskrivningar på inventarier och dra av löpande driftskostnader eftersom verksamheten har egen ekonomi. Som egenanställd har du ingen sådan verksamhet – utläggen läggs direkt på lönen via fakturan, och då gäller samma praxis som för en vanlig anställd.

Tre snabba kontrollfrågor innan du lägger till ett utlägg:

1. Förbrukas det helt under uppdraget?
2. Finns det kvar och har värde efter uppdraget?
3. Skulle jag kunna ha någon som helst privat nytta av det?

Är svaret på fråga 1 nej, eller på fråga 2 eller 3 ja, är det inte ett avdragsgillt utlägg.

Kort sagt: Utlägg ska vara material eller direkta kostnader som förbrukas i uppdraget och saknar privat användning. Är du osäker – hör av dig till oss innan du gör inköpet, så slipper du få utlägget underkänt i efterhand.