Vad ska en faktura innehålla? Krav, datum och betalningsvillkor

En faktura är ett skriftligt krav på betalning för en vara eller tjänst. Enligt momslagen ska den visa vem som säljer och vem som köper, vad som har sålts och när, vad det kostar och hur mycket moms som ingår. Den ska också ha ett datum och ett fakturanummer.

Kraven finns för att fakturan gör två saker samtidigt. Den talar om för kunden vad som ska betalas och när, och den är underlaget för momsen hos både säljaren och köparen. Saknas uppgifter kan ett köpande företag få svårt att dra av momsen, och det är ofta därför en ekonomiavdelning skickar tillbaka en faktura.

Uppgifterna som ska finnas

En fullständig faktura ska innehålla:

• fakturadatum, alltså dagen fakturan ställs ut
• ett fakturanummer i en löpande serie, så att varje faktura går att identifiera
• säljarens momsregistreringsnummer
• säljarens och köparens namn och adress
• vad som har sålts: tjänstens art och omfattning, eller varornas mängd
• datum då tjänsten utfördes eller varan levererades, om det skiljer sig från fakturadatum
• priset utan moms, momssatsen och momsbeloppet
• köparens momsregistreringsnummer och en hänvisning, när det är köparen som ska redovisa momsen

Det sista gäller till exempel vid omvänd skattskyldighet, när köparen redovisar momsen i stället för säljaren. Är beloppet högst 4 000 kronor inklusive moms räcker en förenklad faktura med färre uppgifter.

Utöver momslagens krav visar den som har F-skatt det på fakturan. Då vet kunden att den inte ska dra skatt på betalningen.

Fakturadatum, förfallodatum och betalningsvillkor

Fakturadatum är dagen fakturan ställs ut. Förfallodatum är den sista dagen kunden kan betala i tid. Betalningsvillkoret är avståndet mellan dem: med 30 dagar netto förfaller fakturan 30 dagar efter fakturadatum.

Villkoret är en del av avtalet med kunden, och det är enklast att komma överens om det innan arbetet börjar, i en offert eller ett uppdragsavtal. Har ni inte kommit överens om någon förfallodag gäller räntelagen: kunden får dröjsmålsränta från 30 dagar efter att fakturan skickades. Räntan tillkommer tillsammans med eventuell påminnelseavgift när en faktura inte betalas i tid.

När en faktura blir fel

En faktura som har skickats ändras eller raderas inte. Blir något fel rättas den med en kreditfaktura, en ny faktura som hänvisar till den ursprungliga och tar bort hela eller delar av beloppet. Därefter kan en ny, korrekt faktura skickas.