Hur fungerar utlägg, traktamente och milersättning på fakturan?

Det är vanligt att ha frågor om hur utlägg, traktamente och milersättning ska hanteras på fakturan och i löneutbetalningen. Här förklarar vi hur det fungerar steg för steg.

1. Allt du vill att kunden ska betala läggs på fakturan som fakturarader

Oavsett om det handlar om din konsulttid, en hotellnatt för kundens räkning eller milersättning för en tjänsteresa – allt som du och kunden har kommit överens om att de ska betala läggs på fakturan som separata fakturarader.

2. Momssatsen är alltid densamma för alla fakturarader

Även om du till exempel ska ta betalt för en hotellnatt eller milersättning blir momssatsen densamma för alla rader på fakturan. Det beror på att du säljer din tjänst – du driver inget hotell och du säljer inte drivmedel. Enligt Skatteverket ska därför samma momssats användas för hela fakturan, eftersom det är din tjänst som faktureras och inte en hotelltjänst i sig.

3. Allt på fakturan är det du och kunden kommit överens om

Summa, beskrivning och rader på fakturan ska spegla det ni har avtalat. Kunden betalar det totala beloppet (inklusive moms) och pengarna kommer in till Utbetalning.com.

4. För att få utlägget utbetalt skattefritt går du till fliken Utlägg

När du ska ha tillbaka pengar du lagt ut för uppdraget gör du följande:

1. Gå till fliken Utlägg på ditt konto.
2. Fyll i uppgifterna enligt kvittot – till exempel momssatsen på kvittot (12 % moms om det är hotell).
3. Ladda upp kvittot (fotografera eller skanna).
4. Koppla utlägget till rätt faktura.

När fakturan är betald får du tillbaka pengarna för utlägget skattefritt från Utbetalning.com.

5. Pengarna för utlägget tas från ditt fakturerade belopp

Utlägget betalas ut skattefritt, men pengarna måste komma någonstans ifrån – de tas från det belopp som kunden betalat in på fakturan. Det betyder att utlägget minskar det totala beloppet som finns kvar att betala ut som lön.

6. Det som finns kvar betalas ut som lön

Efter att utläggen har dragits från fakturabeloppet betalas resterande pengar ut till dig som lön. På denna lön dras arbetsgivaravgifter och preliminär inkomstskatt som vanligt.

Kort sagt: Allt som kunden ska betala läggs på fakturan med samma momssats. Sedan går du till fliken Utlägg för att få tillbaka det du lagt ut – skattefritt. Det som blir över betalas ut som lön med skatt och avgifter.