Kreditfaktura – så krediterar eller makulerar du en faktura

En kreditfaktura är en faktura med negativt belopp som tar bort hela eller delar av en faktura som redan har skickats. Den kallas också kreditnota. Kunden ska då inte betala det krediterade beloppet, och har kunden redan betalat har kunden rätt att få tillbaka pengarna eller dra av dem från nästa faktura.

Kreditfakturan behövs eftersom en skickad faktura inte får ändras. Den är ett bokföringsunderlag hos både säljaren och kunden, och bokföringslagen kräver att underlagen sparas som de är och att en rättelse syns i efterhand. Ett fel rättas därför med en ny handling som pekar tillbaka på den gamla.

Vad kreditfakturan ska innehålla

En kreditfaktura behandlas som en faktura enligt momslagen. Den ska ha ett eget datum och ett eget nummer i fakturaserien, och den ska innehålla en tydlig hänvisning till den ursprungliga fakturan, oftast dess fakturanummer och datum. Utan hänvisningen går det inte att se vilken försäljning som ändras.

Den ska också visa vad som ändras: beloppet utan moms, momsen och momssatsen, med minustecken eller tydligt angivet som kredit. Säljaren minskar sin utgående moms och kunden sin avdragsgilla moms, i den period då kreditfakturan utfärdas.

Hel eller delvis kreditering

Krediteras hela beloppet är det som om den ursprungliga fakturan aldrig skulle betalas. Det är det vanliga när fakturan gick till fel kund, hade fel momssats eller var fel på så många ställen att det blir tydligare att börja om.

En delkreditering tar bara bort en del. Den används när kunden ska få ett avdrag i efterhand, till exempel för en timme som räknades två gånger, ett avtalat prisavdrag eller en del av uppdraget som inte blev av. Resten av den ursprungliga fakturan ska fortfarande betalas.

Makulera eller kreditera

Att makulera betyder att en faktura görs ogiltig innan den har nått kunden. Den stryks, märks som makulerad och sparas, så att nummerserien fortfarande är hel och det syns varför ett nummer saknas.

När fakturan väl har skickats räcker inte det. Kunden har fått ett betalningskrav och kanske redan bokfört det, så felet ska rättas med en kreditfaktura som båda parter kan bokföra. Därför används orden ofta som om de betydde samma sak, fast bara kreditering fungerar för en skickad faktura.

Så rättar du ett fel

För de flesta fel är ordningen densamma:

1. Kreditera den felaktiga fakturan, helt eller delvis.
2. Skicka en ny faktura med rätt uppgifter, om kunden ska betala något.
3. Berätta för kunden vad som hänt, så att rätt faktura betalas.

Har kunden redan betalat den felaktiga fakturan blir det en återbetalning eller en kvittning mot nästa faktura i stället för ett nytt betalningskrav. Det är fakturans innehåll som avgör vad som behöver rättas, och kraven på den finns under vad en faktura ska innehålla.