Question 1

Hur fungerar utlägg och kvittoredovisning?

Accepted Answer

Ja, om du har haft kostnader som är direkt kopplade till ditt uppdrag kan du redovisa dem som utlägg och få dem ersatta tillsammans med din lön.Så här gör du:Logga in på ditt konto hos Utbetalning.com.Gå till fliken Utlägg.Koppla utlägget till rätt faktura.Ladda upp kvittot – antingen genom att fotografera eller skanna det.Fyll i uppgifter om kostnaden, t.ex. vad det gäller och belopp.När fakturan är betald betalas utlägget ut tillsammans med din lön.Viktigt: Endast kostnader som är direkt kopplade till uppdraget och godkända av Skatteverket kan redovisas som utlägg. Exempel kan vara material, resor eller verktyg som behövs för att utföra uppdraget.Utlägg över 4 000 kr inkl. moms: Enligt Skatteverkets regler räcker det inte med ett förenklat kvitto eller en förenklad faktura när beloppet (inkl. moms) överstiger 4 000 kr. Underlaget måste då vara en fullständig faktura utställd till köparen – och eftersom det är vi som är din formella arbetsgivare och momsregistrerade bolag måste fakturan vara utställd till oss för att vi ska kunna godkänna utlägget och dra av momsen:Företagsnamn: Utbetalning Sverige ABOrg.nr: 559484-9407Adress: Strandvägen 67, 115 23 StockholmFakturan ska även innehålla säljarens namn, org.nr/VAT-nr, fakturadatum, fakturanummer, specifikation av vara/tjänst, momssats och momsbelopp. Saknas något av detta kan vi tyvärr inte godkänna utlägget.Kort sagt: Utlägg låter dig få tillbaka pengar du lagt ut för uppdraget, men det måste vara uppdragsrelaterat och korrekt dokumenterat med kvitto.

Question 2

Vilka kostnader kan jag redovisa som utlägg?

Accepted Answer

Som egenanställd är du formellt anställd av Utbetalning.com, och Skatteverket bedömer dina utlägg på samma sätt som för en vanlig anställd – inte som för ett eget företag. Det betyder att reglerna är striktare än många tror: du får inte dra av samma saker som ett aktiebolag eller en enskild firma.Huvudregeln är enkel – ett utlägg godkänns bara om alla tre punkterna stämmer:Kostnaden är direkt kopplad till ett specifikt uppdrag.Det du köper förbrukas under uppdraget och finns inte kvar efteråt.Det går inte att använda privat.Det här godkänns vanligtvis som utlägg:Förbrukningsmaterial som går åt i uppdraget – färg, spackel, virke, skruv, tejp, lim, papper, kuvert, specifik rekvisita.Hyra av utrustning för ett enskilt uppdrag – t.ex. hyrd kamera, hyrd dator, hyrd ljudutrustning, hyrd slipmaskin eller hyrd lokal.Skyddsutrustning som inte kan användas privat (engångsoveraller, vissa skyddskläder).Porto och frakt kopplade till uppdraget.Resor i tjänsten – tåg, buss, flyg, båt och taxi i standardklass, hyrbil med drivmedel samt hotellövernattning under uppdraget.Milersättning för resor med egen bil (skattefri schablon – inte drivmedelskvitto) och traktamente för ökade levnadskostnader vid övernattning (Skatteverkets schablon – inte matkvitton).Det här godkänns inte som utlägg – även om det känns självklart arbetsrelaterat:Datorer, mobiler, surfplattor, kameror, objektiv, blixtar, stativ, drönare, mikrofoner, instrument – har bestående värde och kan användas privat.Minneskort, hårddiskar, USB-minnen, powerbanks, ritplattor, skärmar, headset, högtalare, tangentbord, möss – finns kvar efter uppdraget.Skrivbord, kontorsstol, hyllor, lampor och annat kontorsmöblemang.Abonnemang och programvarulicenser – mobil, bredband, streaming, molnlagring, Adobe Creative Cloud, Microsoft 365, Photoshop, Final Cut Pro m.fl. Räknas som löpande privata kostnader.Mat, fika, kaffe, lunch och snacks – privata levnadskostnader, även när du jobbar.Vanliga kläder och arbetsskor – även om du bara använder dem i jobbet.Verktyg som du köper (borrmaskin, sågverktyg, skruvdragare m.m.) – men hyra av samma verktyg för ett uppdrag kan vara avdragsgillt.Kurser, utbildningar och kurslitteratur – ses som kompetensutveckling för dig som anställd, inte uppdragskostnad.Hemmakontor, el, internet hemma och försäkringar – privata kostnader.Varför är reglerna striktare än för företag? Ett aktiebolag eller en enskild firma kan göra avskrivningar på inventarier och dra av löpande driftskostnader eftersom verksamheten har egen ekonomi. Som egenanställd har du ingen sådan verksamhet – utläggen läggs direkt på lönen via fakturan, och då gäller samma praxis som för en vanlig anställd.Tre snabba kontrollfrågor innan du lägger till ett utlägg:Förbrukas det helt under uppdraget?Finns det kvar och har värde efter uppdraget?Skulle jag kunna ha någon som helst privat nytta av det?Är svaret på fråga 1 nej, eller på fråga 2 eller 3 ja, är det inte ett avdragsgillt utlägg.Kort sagt: Utlägg ska vara material eller direkta kostnader som förbrukas i uppdraget och saknar privat användning. Är du osäker – hör av dig till oss innan du gör inköpet, så slipper du få utlägget underkänt i efterhand.

Question 3

Hur fungerar utlägg, traktamente och milersättning på fakturan?

Accepted Answer

Det är vanligt att ha frågor om hur utlägg, traktamente och milersättning ska hanteras på fakturan och i löneutbetalningen. Här förklarar vi hur det fungerar steg för steg.1. Allt du vill att kunden ska betala läggs på fakturan som fakturaraderOavsett om det handlar om din konsulttid, en hotellnatt för kundens räkning eller milersättning för en tjänsteresa – allt som du och kunden har kommit överens om att de ska betala läggs på fakturan som separata fakturarader.2. Momssatsen är alltid densamma för alla fakturaraderÄven om du till exempel ska ta betalt för en hotellnatt eller milersättning blir momssatsen densamma för alla rader på fakturan. Det beror på att du säljer din tjänst – du driver inget hotell och du säljer inte drivmedel. Enligt Skatteverket ska därför samma momssats användas för hela fakturan, eftersom det är din tjänst som faktureras och inte en hotelltjänst i sig.3. Allt på fakturan är det du och kunden kommit överens omSumma, beskrivning och rader på fakturan ska spegla det ni har avtalat. Kunden betalar det totala beloppet (inklusive moms) och pengarna kommer in till Utbetalning.com.4. För att få utlägget utbetalt skattefritt går du till fliken UtläggNär du ska ha tillbaka pengar du lagt ut för uppdraget gör du följande:Gå till fliken Utlägg på ditt konto.Fyll i uppgifterna enligt kvittot – till exempel momssatsen på kvittot (12 % moms om det är hotell).Ladda upp kvittot (fotografera eller skanna).Koppla utlägget till rätt faktura.När fakturan är betald får du tillbaka pengarna för utlägget skattefritt från Utbetalning.com.5. Pengarna för utlägget tas från ditt fakturerade beloppUtlägget betalas ut skattefritt, men pengarna måste komma någonstans ifrån – de tas från det belopp som kunden betalat in på fakturan. Det betyder att utlägget minskar det totala beloppet som finns kvar att betala ut som lön.6. Det som finns kvar betalas ut som lönEfter att utläggen har dragits från fakturabeloppet betalas resterande pengar ut till dig som lön. På denna lön dras arbetsgivaravgifter och preliminär inkomstskatt som vanligt.Kort sagt: Allt som kunden ska betala läggs på fakturan med samma momssats. Sedan går du till fliken Utlägg för att få tillbaka det du lagt ut – skattefritt. Det som blir över betalas ut som lön med skatt och avgifter.

Kvitton & Utlägg

Artiklar

Avdrag för egenanställda – så fungerar det

Milersättning – En guide för egenanställda

Traktamente – En guide för egenanställda

Frågor & Svar

Hur fungerar utlägg och kvittoredovisning?

Vilka kostnader kan jag redovisa som utlägg?

Hur fungerar utlägg, traktamente och milersättning på fakturan?

Redo att komma igång?